Come organizzare al meglio i documenti in ufficio

PISA – Per archiviare ed organizzare per bene i documenti in ufficio è necessario acquistare tutti quegli elementi che aiutano a rendere più ordinato l’ambiente.

Se ti stai chiedendo se esiste un metodo corretto per organizzare al meglio il tuo ufficio con l’archivio, ti daremo alcune dritte preziose. 

Come organizzare i tuoi documenti in ufficio

Trovare le giuste soluzioni per organizzare il proprio ufficio è importante: pensa, difatti, che in questa maniera potrai lavorare in maniera corretta e velocemente, recuperando i fogli che ti servono di più. Ad esempio, le etichette per la stampante laser le potrai utilizzare per creare un archivio ordinato alfabeticamente o, in alternativa, per indicare delle date o altre informazioni importanti. Oltre ad acquistare la giusta carta adesiva da stampare, avrai bisogno di scatole e di raccoglitori che ti permetteranno di raccogliere in maniera ordinata i tuoi documenti.   In questo modo, tutto ciò che sarà superfluo e che non ti servirà direttamente sulla tua scrivania, potrai sistemarlo in uno stanzino deputato proprio per l’archiviazione di tutti i documenti cartacei più importanti per la tua attività lavorativa. In questo modo, sarà molto facile trovare in pochi minuti fascicoli e raccoglitori per ufficio. Ricorda, però, che ogni raccoglitore o fascicolo che creerai, dovrà esser sistemato in un punto specifico della tua stanza per l’archivio dei documenti: in questo modo, potrai creare ordine e chiunque potrà accedere a questi documenti. 

Tempi di conservazione dei documenti cartacei

Durante l’archiviazione dei documenti sarà fondamentale porre molta attenzione, poiché in questo modo potrai evitare delle dimenticanze. Ricorda che ogni raccoglitore dovrà contenere tutti i dati più importanti inerenti alla società, ma anche sigle e denominazioni connesse. Il nostro suggerimento è di mantenere sempre aggiornato e pulito il tuo archivio, così da non compromettere questo spazio. Ad esempio, sarà da evitare la creazione di seconde file sugli scaffali che rendono difficoltosa la consultazione dei documenti. Ricorda, poi, che se dovrai catalogare anche gli scontrini, dovrai effettuare dapprima delle fotocopie e, successivamente, archiviare quest’ultime per non smarrire il materiale. A tal proposito, vogliamo parlare anche di tempistiche di conservazione dei documenti: ad esempio, gli scontrini devono essere tenuti in archivio per due anni, ma ci sono anche dei documenti che necessitano di rimanere in questo stanzino per molto più tempo. Certificati di redditi, ricevute di pagamenti delle tasse, così come le assicurazioni, mutui e ricevute dell’affitto devono esser conservate per cinque anni. In caso di documenti aziendali, invece, si parla di parcelle professionali da conservare in archivio per 3 anni, pagamento delle tasse per 5 anni e le fatture e scritture contabili per ben 10 anni. In questo modo, avrai sempre tutto a portata di mano. 

Il corretto metodo per archiviare documenti di carta

Per migliorare il tuo archivio ti suggeriamo di suddividerlo in tre aree: l’archivio corrente, quello di deposito e quello storico. Il primo sarà utile per tutti i documenti di gestione dell’attività corrente in azienda, mentre il secondo sarà l’archivio destinato a conservare tutti quei cartacei che devono esser tenuti per obbligo di legge. Infine, l’archivio storico è quello che raccoglie tutti quei documenti in carta che devono esser tenuti da parte per esigenze storiche. Potrai anche creare tre ambienti distinti per la sistemazione del tuo archivio così da non creare confusione; in alternativa, se hai un piccolo archivio, basteranno semplicemente tre mobili oppure tre scaffalature destinate proprio all’archivio dei documenti. In questa maniera, ogni volta che dovrai consultare qualcosa potrai farlo senza impazzire e tutti i documenti li ritroverai pure in un buon stato. Ricorda, difatti, che con il passare del tempo la carta tende a cambiare colore e alcune ricevute possono deteriorarsi.  

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